Gemeente Dronten

Aan het woord

Ronald Kool, Gemeentesecretaris bij de gemeente Dronten

De gemeente Dronten heeft op dit moment ongeveer 40.000 inwoners. Deze relatief jonge gemeente kenmerkt zich door een pioniersgeest. De gemeente wil dat in haar wijze van werken ondersteunen en zo aansluiten op de behoeften van de Drontense burgers, organisaties en bedrijven..

Wat was het ‘probleem’ in Dronten?

“Binnen onze organisatie hebben we meerdere projectleiders en opdrachtgevers, die allemaal over verschillende kennis en kwaliteiten beschikken. Na toekenning van een project kwam het echter regelmatig voor dat we erachter kwamen dat die kwaliteiten nogal konden verschillen en dat onze werkwijze niet altijd eenduidig genoeg was. Het kwam hierdoor te veel aan op improvisatie en dus ontstond er behoefte aan meer lijn en duidelijkheid: in het projectmatig werken, in de kwaliteitsontwikkeling van opdrachtgever én opdrachtnemer en in de uitbreiding van kennis en vaardigheden. Daarnaast was het zaak om verbeteringsresultaten te borgen in onze organisatie.”

Hoe hebben jullie dat aangepakt?

“We kozen ervoor om ons door een externe partij te laten adviseren. Na een meervoudige onderhandse aanbesteding zagen we het meest in de totaalaanpak van Jan-Willem. Hij werkt namelijk niet als een professor in een witte jas (die het kunstje voordoet en je vervolgens in verwarring achterlaat), maar hij kijkt samen met zijn team eerst goed naar wat er is en pas daarna naar wat er nodig is. Met zijn aanpak helpt hij anderen om zélf te leren en ontwikkelen. We kwalificeerden hem als zeer capabel om ons te ondersteunen.”

Jan-Willem werkt niet als een professor in een witte jas

Hoe zag het traject er vervolgens uit?

“Jan-Willem hielp ons allereerst met het ontwikkelen van een speciaal format, waarmee we een betere afstemming van projecten en projectleiders zouden kunnen bewerkstelligen. Dat format moest ons op twee manieren gaan helpen. Enerzijds om faalfactoren te voorkomen, anderzijds om vanuit een vaste systematiek met vijf projectmatige fases te werken. Daarnaast verzorgde Jan-Willem enkele workshops om de onderlinge kennis van onze projectleiders te verbreden. Vanuit die workshops werden opdrachtgevers en opdrachtnemers ook individueel begeleid.”

Wat waren dat voor workshops?

“Die workshops bestonden uit verschillende trainingen en oefeningen, maar ook uit een aantal kennisevents. Jan-Willem en zijn collega’s opereerden daarin met veel kunde en brachten hun boodschap ook bijzonder goed over. Sterker nog: onze projectleiders vonden het iedere keer een feestje om de workshops te volgen. En dat terwijl het er tijdens de sessies behoorlijk serieus aan toe ging. Het was echt een ontdekkingstocht voor ons.”

Onze projectleiders vonden het iedere keer een feestje om de workshops te volgen

Is Jan-Willem in zijn opdracht geslaagd?

“Absoluut. Iedereen binnen onze organisatie respecteerde zijn werkwijze en begreep waar we samen naartoe wilden. Alle medewerkers werden wijzer van de workshops en het ontwikkelde format helpt ons aan goede opdrachten en een goede uitvoering daarvan. Er gaat geen project meer van start zonder dat we dit hulpmiddel hanteren. Ook de nazorg van Jan-Willem is noemenswaardig: hij heeft ons niet achtergelaten met mooie praatjes, maar ervoor gezorgd dat onze vernieuwde structuren ook na zijn inbreng overeind blijven, en niet als een pudding in elkaar zakken. Anders gezegd: hij heeft gezorgd voor een taart die blijft stáán.”